南京市建邺高级中学

档案制度及分管领导职责汇编

（2018年）

南京市建邺高级中学

二0一八年五月

南京市建邺高级中学档案分管领导的职责

1、负责本单位档案工作的全面领导，确保档案宏观建设，全面提高档案科学管理水平，更好地为本单位和居民服务。

2、把档案工作纳入本单位基础管理内容，定期研究、检查、督促，确保工作任务的完成。

3、根据档案发展规划和工作要求，及时解决档案管理所需经费。

4、关心档案室和档案人员的工作，提高他们的积极性，对在工作中做出贡献的人员给予表扬和奖励。

南京市建邺高级中学档案人员岗位责任制 

  为了搞好本单位的档案工作,提高档案人员业务水平,增强档案工作责任感,特制定本责任制.

  一、认真执行《档案法》和档案工作的有关条例、规定、规范标准。

  二、负责草拟本单位档案工作的有关业务材料。

  三、负责本单位档案资料的收集、整理、归档。

  四、对本单位各种门类和载体的档案资料实行集中统一保管。

  五、负责本单位档案的提供利用工作。

  六、开展档案的编研业务，编写一定数量的文字资料，主动为本单位各项工作服务。

  七、建立档案工作统计台帐，熟悉本单位档案的内容与成份。

  八、档案工作成绩显著的，由单位给予奖励，因玩忽职守造成档案损失的，要根据情节轻重，给予相应的处罚。

南京市建邺高级中学档案管理制度

一、档案库房应确定专人负责管理，档案管理人员要切实履行管理职责。

二、库房钥匙由档案管理人员保管，其他人员未经许可不得进入库房。

三、切实做好防高温、防潮湿、防光、防尘、防有害生物（霉菌、虫、鼠）、防火、防盗等工作，保持库内整洁卫生，无杂物堆放。

四、要经常对案卷及库内情况进行检查，档案收进、移出、鉴定、销毁、利用等都要及时进行记录和登记。

五、档案管理人员调动，应当办理交接手续。　　

南京市建邺高级中学档案保密制度

一、档案工作人员要严格遵守国家有关安全保密制度，以严谨的工作态度，忠于职守，保持警惕，确保档案的安全。　　

二、库内档案的管理要做到安全、规范，有专柜存放。　　

三、借阅利用档案，应认真履行手续，原则上档案不外借。　　

四、档案人员应以身作则，严于律已，除工作需要外，不与任何人谈论和泄露档案机密。　　

五、经鉴定后销毁档案时，应严格履行有关手续。

南京市建邺高级中学文件材料归档制度

  文件材料归档既是文书处理工作的终点，也是档案工作的起点，其工作好坏，直接关系到档案的质量、保管和利用等一系列工作，为搞好本单位文件材料归档工作，特制定本制度。

  一、 归档范围：凡是单位在各项工作中形成的反映其职能活动，具有保存和查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围, 任何部门和个人不得据为已有。

 二、归档时间：（1）文书档案，实行随办随归或年终集中整理归档，每年二季度前将上年收集、整理好的档案向档案室移交；（2）　 会计档案，由财会部门整理好会计凭证、帐簿、报表，并由其保管满一年后，再向档案室移交；(３)声像档案，随时向档案室移交；(４)与档案有关的资料，反映本单位的报刊，与本单位各项业务有关的杂志、书籍，随时向档案室移交。

 三、归档要求：（1）归档的文件材料必须齐全、完整、能准确反映本单位职能活动和基本历史面貌；（2）归档文件的字迹、载体必须适宜于永久、长期保存，凡是用铅笔、园珠笔、复写纸、红墨水、彩色笔书写，字迹易褪变、扩散的文件材料而且又没有打印（油印）件的均应复制后归档；（3）按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系， 区分保存价值，进行分类整理和归档；（4）归档的各种门类的档案必须符合有关标准要求。

南京市建邺高级中学档案借阅利用制度

一、档案工作人员要正确处理利用和保密的关系，即要积极提供档案为本单位各项工作服务，又要坚持保密原则。
    二、本单位各职能部门凡是查阅与其工作有关的档案，须经档案员同意后，在档案借阅登记簿上登记，由档案工作人员调卷，并在阅档室内查阅。
    三、外单位或个人查阅档案，查阅人须持所在单位介绍信或个人有效证件，经分管领导同意，再办理查阅手续。
    四、借阅档案材料应在阅览室查阅，确因工作需要外借应经主管领导批准，但外借时间不得超过三天，必须办理借阅手续，并不得转借他人。
    五、借阅机密档案须经主管领导审批，并限阅档室查阅，一律不得外借，未经许可不得摘录。查阅者必须严守秘密。

六、借阅者借阅档案材料要爱护案卷，不得擅自翻印、复制，不得涂改或在档案材料上做任何标记，抽换、损坏、拆散、涂改、勾画，要保证档案材料的整洁，维护档案的完整与安全。

七、借阅者归还档案时，须经档案工作人员验查，清点无误后，方能办理签收手续。

八、借阅者查阅完毕档案后，必须在档案利用效果登记簿内简要写明查阅档案的利用效果，及时反馈档案利用情况，包括利用目的、利用内容及取得的效益。

南京市建邺高级中学

档案室档案鉴定销毁制度

为做好档案的鉴定工作，准确判定档案价值，保证档案质量，维护档案的完整与安全，便于对有价值档案的查找利用，根据《档案法》等有关规定，特制定本制度。

一、在档案的鉴定工作中，要以本单位根据上级颁发的《江苏省档案管理条例》以及有关《专业档案保管期限表》所制定的《档案保管期限表》为依据、标准，准确地判定档案的价值，判定档案的存毁。

二、必须建立档案鉴定工作小组，由街道档案人员、本单位领导、档案业务工作人员组成。

三、档案鉴定工作小组的主要任务是，按鉴定工作的有关规定，定期对保管期满的档案进行鉴定，以便需要长期保存的档案，妥善的保存起来，准确地拣出不需要保存的档案，按规定手续予以销毁。

四、档案鉴定方法，以案卷为单位，逐件逐页地审查，直接确定其价值。对一时难以判定的，应采取保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本机关文件从宽，非本机关文件从严的处理方法。

五、对鉴定后需要销毁的档案，一般应“判处销毁，暂缓执行”，以减少价值预测的失误，到确认已无利用价值时，再予销毁。

六、失去保存价值需要销毁的档案，由鉴定小组提出意见，说明销毁理由，编制销毁清册，经领导审查批准后销毁。

七、经批准销毁的档案，应指派两名以上专人，送造纸厂监销，监销人要在销毁清册注明“已销毁”字样和销毁日期、地点，并由监销人签字。

八、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。

南京市建邺高级中学

电子文件归档管理制度

为进一步规范本单位电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本制度。

一、归档范围

凡是反映和记录本单位公务活动，具有查考利用价值的电子文件，及其相关的支持软件和数据。参照国家、省、市现行纸质及其他载体文件的归档范围执行，并应包括相应的背景信息和数据。

二、归档时间

电子文件施行年度归档制度，各科（室）每年度的电子文件整理合格后，于次年的6月底前将电子文件、相关软件向档案室移交一套，形成科（室）保存一套备用。

三、归档方法

电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。归档分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。在开展电子文件归档的初期以物理归档为主。

四、电子文件的归档整理

1、归档电子文件按《江苏省归档文件整理规则实施办法》的要求，以件为单位进行整理。

2、归档电子文件应与内容相同的纸质或其他形式载体的文件之间建立准确、可靠的标识关系，一般以档号为标识符。

3、归档电子文件按年度—保管期限的方法进行分类，按不同保管期限分别组盘，拷贝到耐久性好的脱机载体上保存，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。

4、归档电子文件目录应同是存有机读目录和纸质目录，并同时拷贝到耐久性好的脱机载体上保存。

5、存储电子文件的载体或装具上应贴有标签。

五、电子文件的保管要求

归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般要求外，环境温度应控制在17-27度之间，相对温湿度应控制在35%-45%范围内，并注意远离强磁场及有害气体。

六、电子文件的利用

电子文件的封存载体不得外借。利用时使用拷贝件。利用时遵守保管规定。利用者对电子文件的使用应在权限范围之内。

七、电子文件的销毁

参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，并确保载体与信息彻底销毁。

南京市建邺高级中学部门兼职档案员岗位职责

1、负责本部门业务工作所产生的档案资料的收集、登记、保管工作。

2、及时对本部门的档案资料进行检查，资料不齐、不完备的要随时补正，确保档案资料的齐全。

3、按规定时间把整理好的档案资料移交档案室。

4、积极参加兼职档案员的相关业务培训，提高档案管理业务水平。